Use Cases
Welche Aufgaben können Sie mit KI automatisieren?
Von der Kundenanfrage bis zur Suche in internen Dokumenten: Entdecken Sie konkrete Abläufe, die Ihr Team im Alltag entlasten können. Wir prüfen mit Ihnen, was sich mit Ihren Daten und bestehenden Systemen sinnvoll umsetzen lässt.
Meinen Prozess prüfen lassenAnwendungsfälle
Mögliche Anwendungsfälle nach Arbeitsbereich
Einige Abläufe beschreiben wir ausführlich mit Ablauf, Voraussetzungen und Grenzen. Die weiteren Beispiele zeigen, was in Ihrem Arbeitsbereich zusätzlich möglich ist.
Sie haben einen Anwendungsfall, der hier fehlt? Sprechen Sie uns trotzdem an. Wir prüfen gemeinsam, wie sich auch hierfür eine Lösung umsetzen lässt!
Kundenservice & Telefon
Anfragen per E-Mail und Telefon schneller und geordneter bearbeiten.
E-Mail-Bearbeitung automatisieren
Anfragen vorsortieren, relevante Daten übernehmen und Antworten vorbereiten – mit klaren Regeln für Freigaben und Ausnahmen.
E-Mail-Ablauf ansehenKI-Telefonassistent
Anrufe entgegennehmen, Anliegen aufnehmen und Termine vorbereiten. Komplexe Fälle gehen an Ihr Team.
Telefon-Ablauf ansehenKundenfragen auf der Website beantworten
Ein Chatbot kann häufige Fragen rund um die Uhr anhand Ihrer freigegebenen Inhalte beantworten und offene Anliegen an Ihr Team übergeben.
Support-Tickets zuordnen
Eingehende Supportanfragen können nach Thema und Dringlichkeit eingeordnet und der zuständigen Person zugewiesen werden.
Fragen zum Lieferstatus beantworten
Anfragen wie „Wo ist meine Bestellung?“ lassen sich mit Daten aus Ihrem System beantworten – Sonderfälle gehen an Ihr Team.
Reklamationen vorbereiten
Reklamationen können erfasst, eingeordnet und mit allen nötigen Angaben für die Bearbeitung vorbereitet werden. Über Kulanz und Lösung entscheidet Ihr Team.
Wartungs- und Störungsanfragen vorbereiten
Störungsmeldungen können strukturiert aufgenommen, nach Maschine und Dringlichkeit eingeordnet und an den Service übergeben werden.
Termine am Telefon vereinbaren
Terminwünsche werden im Gespräch aufgenommen und – bei angebundenem Kalender – mit freien Zeiten abgeglichen.
Teil von: KI-Telefonassistent
Vertrieb & Aufträge
Von der Anfrage bis zum erfassten Auftrag.
Angebotserstellung vorbereiten
Aus einer Kundenanfrage kann ein strukturierter Angebotsentwurf entstehen – Positionen, Preise und Freigabe folgen Ihren Vorgaben.
Kundenaufträge erfassen
Bestellungen aus E-Mails oder PDFs können ausgelesen, geprüft und für Ihr Auftragssystem bereitgestellt werden.
CRM automatisch pflegen
Kontaktdaten, Aktivitäten und nächste Schritte können aus E-Mails und Notizen ins CRM übernommen werden, statt sie abzutippen.
Anfragen vorqualifizieren
Neue Vertriebsanfragen können nach Ihren Kriterien eingeordnet und mit den wichtigsten Angaben an den Vertrieb übergeben werden.
Produktberatung unterstützen
Ein Assistent kann bei der Produktauswahl anhand Ihrer Produktdaten und Regeln helfen und an Fachleute übergeben, wenn es speziell wird.
Angebote nachfassen
Offene Angebote können erkannt und Erinnerungen oder Nachfass-Entwürfe für Ihr Vertriebsteam vorbereitet werden.
Gesprächsnotizen ins CRM übertragen
Aus Gesprächsnotizen oder Meeting-Zusammenfassungen können strukturierte Einträge und Aufgaben im CRM entstehen.
Ausschreibungen auswerten
Ausschreibungsunterlagen und Leistungsverzeichnisse können zusammengefasst und auf Anforderungen und Fristen hin vorsortiert werden.
Transportaufträge erfassen
Transportaufträge aus E-Mails und Dokumenten können ausgelesen und strukturiert für die Disposition bereitgestellt werden.
Einkauf & Belege
Bestellungen, Bestätigungen und Belege prüfen.
Auftragsbestätigungen prüfen
Lieferantenbestätigungen können mit Ihrer Bestellung abgeglichen werden – Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin werden markiert.
Eingangsrechnungen erfassen
Rechnungsdaten können ausgelesen, geprüft und für Freigabe und Buchhaltung vorbereitet werden. Gebucht wird erst nach Ihrer Prüfung.
Rechnungsfreigabe vorbereiten
Rechnungen können der zuständigen Person mit allen relevanten Informationen zur Freigabe vorgelegt werden.
Rechnung, Bestellung und Lieferschein abgleichen
Belege können gegeneinander geprüft werden, damit Unstimmigkeiten vor der Zahlung auffallen.
Lieferscheine erfassen
Lieferscheine können ausgelesen und für den Wareneingang mit der Bestellung abgeglichen werden.
Preislisten verarbeiten
Preislisten von Lieferanten können ausgelesen, vereinheitlicht und zur Prüfung vor der Übernahme bereitgestellt werden.
Lieferantenangebote vergleichen
Angebote verschiedener Lieferanten können in eine vergleichbare Übersicht gebracht werden – die Entscheidung bleibt beim Einkauf.
Verwaltung & Dokumente
Dokumente erfassen, prüfen und weitergeben.
Daten aus Dokumenten erfassen
Angaben aus unterschiedlichen Dokumenten können ausgelesen, geprüft und kontrolliert an den nächsten Arbeitsschritt übergeben werden.
Dokumente sortieren und zuordnen
Eingehende Dokumente können nach Art erkannt und dem richtigen Vorgang oder Ablageort zugeordnet werden.
PDF-Daten in Tabellen übertragen
Tabellen und Werte aus PDFs können strukturiert in Excel oder ein anderes System übertragen werden.
KPI-Berichte erstellen
Kennzahlen aus verschiedenen Quellen können regelmäßig zusammengeführt und als verständlicher Bericht aufbereitet werden.
Excel-Daten zusammenführen
Daten aus mehreren Excel-Dateien können zusammengeführt, bereinigt und in ein einheitliches Format gebracht werden.
Zahlungserinnerungen vorbereiten
Offene Posten können erkannt und Erinnerungen zur Prüfung vorbereitet werden. Versand und Ton bestimmt Ihr Team.
Stammdaten bereinigen
Dubletten und unvollständige Einträge in Kontakt- oder Artikeldaten können erkannt und zur Korrektur vorgeschlagen werden.
Vertragsfristen erkennen
Kündigungs- und Verlängerungsfristen können aus Verträgen ausgelesen und rechtzeitig zur Prüfung gemeldet werden.
Wissen & Mitarbeiter
Internes Wissen schnell und nachvollziehbar finden.
Unternehmenswissen mit KI durchsuchen
Antworten aus freigegebenen Dokumenten finden – mit Quellenhinweisen und passenden Zugriffsrechten.
Wissenssuche ansehenTechnische Handbücher durchsuchen
Service und Technik finden Antworten in Handbüchern und Wartungsanleitungen – mit Verweis auf die Fundstelle.
Teil von: Unternehmenswissen mit KI durchsuchen
Arbeitsanweisungen und QM-Dokumente finden
Mitarbeitende können Fragen zu Abläufen stellen und erhalten Antworten aus freigegebenen SOPs und QM-Unterlagen.
Teil von: Unternehmenswissen mit KI durchsuchen
Mitarbeiterfragen beantworten
Häufige Fragen zu Urlaub, Abläufen oder Regelungen können anhand freigegebener Informationen beantwortet werden.
Onboarding koordinieren
Neue Mitarbeitende können durch Unterlagen und erste Aufgaben begleitet werden, Aufgaben für beteiligte Teams werden angestoßen.
Bewerbungen administrativ erfassen
Eingehende Unterlagen können der richtigen Stelle zugeordnet und Kontaktdaten übertragen werden – ohne Bewertung oder Vorauswahl. Die Auswahl trifft immer Ihr Team.
Auswahl
Woran erkennen Sie einen geeigneten Prozess?
- Die Aufgabe wiederholt sich regelmäßig – täglich oder wöchentlich.
- Sie kostet heute spürbar Zeit oder unterbricht andere Arbeit.
- Die benötigten Informationen liegen digital vor oder lassen sich erfassen.
- Es gibt nachvollziehbare Regeln, wie die Aufgabe erledigt wird.
- Ausnahmen sind erkennbar und können an eine verantwortliche Person gehen.
Vorgehen
So läuft eine Umsetzung ab
VERSTEHEN
Was passiert heute tatsächlich?
- •Was löst den Prozess aus?
- •Wer macht was – und in welchen Systemen?
- •Wo wird manuell übertragen/geprüft?
BEWERTEN
Lohnt sich eine Veränderung?
- •Wie oft läuft der Prozess?
- •Wie viel Zeit bindet ein Vorgang?
- •Wo entstehen Fehler/Nacharbeit?
PRIORISIEREN
Welcher Anwendungsfall kommt zuerst?
- •Wie hoch ist der erwartete Nutzen?
- •Wie komplex ist die Umsetzung?
- •Was passiert bei einem Fehler?
KONZIPIEREN
Wie soll der zukünftige Prozess aussehen?
- •Was kann regelbasiert automatisiert werden?
- •Wo ist KI wirklich nötig?
- •Wo muss ein Mensch entscheiden/freigeben?
PILOTIEREN
Ist die Lösung in einem Teilbereich darstellbar?
- •Welcher Teilprozess eignet sich als Pilot?
- •Woran messen wir Erfolg?
- •Welche Fehlerfälle testen wir?
IMPLEMENTIEREN
Wie wird daraus ein stabiler Geschäftsprozess?
- •Wer betreibt/verantwortet die Lösung?
- •Was passiert bei Störung?
- •Wie werden Änderungen überwacht?
Ansprechpartner
Wer Ihren Prozess mit Ihnen prüft
Sie sprechen direkt mit Tim Ochs und Joachim Wolpert, den Gründern von Die KI-Agenten – ohne Zwischenebenen. Wir nehmen Ihren Ablauf auf, prüfen die Machbarkeit und setzen die Lösung selbst um.
Häufige Fragen
Fragen zur Prozessauswahl
Welche Aufgaben eignen sich für eine Automatisierung?
Wiederkehrende Aufgaben mit spürbarem Zeitaufwand, digital verfügbaren Informationen und nachvollziehbaren Regeln. Typische Beispiele sind die Bearbeitung von E-Mails, die Telefonannahme oder die Suche in internen Dokumenten.
Wie unterscheidet sich ein Standardtool von einer individuellen Umsetzung?
Standardtools decken häufige Fälle schnell ab. Eine individuelle Umsetzung lohnt sich, wenn Ihre Abläufe, Daten oder Systeme davon abweichen oder mehrere Schritte verbunden werden sollen. Wenn eine Standardfunktion ausreicht, sagen wir Ihnen das.
Was muss unser Unternehmen für einen ersten Pilot bereitstellen?
Eine verantwortliche Ansprechperson aus dem Fachbereich, Beispiele aus dem Arbeitsalltag (gerne anonymisiert), Zugang zu den benötigten Informationen und etwas Zeit für Abstimmung und Tests.
Welche Entscheidungen sollte unser Team weiterhin prüfen?
Alles, was verbindlich nach außen geht oder erhebliche Folgen hat: Zusagen, Preise, Beschwerden, rechtlich relevante Inhalte. Wo eine Prüfung sinnvoll bleibt, legen wir gemeinsam fest.
Können unsere bestehenden Systeme eingebunden werden?
Häufig ja, etwa über Schnittstellen zu E-Mail, Kalender, CRM oder Dateiablagen. Ob das in Ihrem Fall möglich ist, hängt von den Systemen ab – das prüfen wir in der Prozessaufnahme.
Woran messen wir, ob sich die Automatisierung lohnt?
An Kennzahlen, die wir vor dem Start festlegen, zum Beispiel Bearbeitungszeit, Reaktionszeit oder Fehlerquote – gemessen vor und nach der Einführung, inklusive Prüfaufwand.
Welche Aufgabe kostet Ihr Team heute am meisten Zeit?
Beschreiben Sie kurz Ihren Ablauf. Wir melden uns, besprechen mit Ihnen Daten, Systeme und Ausnahmen und zeigen, ob und wie sich ein begrenzter Pilot sinnvoll umsetzen lässt.