Möglicher Anwendungsfall · Wissen & Mitarbeiter
Unternehmenswissen mit KI durchsuchen – Antworten aus Ihren eigenen Dokumenten
Eine KI-gestützte Wissenssuche (RAG-System) beantwortet Fragen Ihrer Mitarbeitenden anhand freigegebener Unternehmensdokumente – etwa Arbeitsanweisungen, QM-Unterlagen, Handbücher oder Produktdaten. Jede Antwort verweist auf die Quelle, damit sie nachprüfbar bleibt.
- Fragen in normaler Sprache statt Ordner durchsuchen
- Antworten mit Verweis auf das Quelldokument
- Nur Inhalte, die die jeweilige Person sehen darf
So sieht die Aufgabe heute oft aus
Wissen steckt in Laufwerken, PDFs, Handbüchern, Intranet-Seiten und den Köpfen erfahrener Mitarbeitender. Wer etwas wissen muss, sucht lange oder fragt Kolleginnen und Kollegen – die dafür ihre eigene Arbeit unterbrechen.
- Dokumente sind vorhanden, aber schwer zu finden.
- Neue Mitarbeitende brauchen lange, bis sie sich zurechtfinden.
- Dieselben Fragen landen immer wieder bei denselben Personen.
- Es ist unklar, welche Version eines Dokuments aktuell ist.
Was sich automatisieren lässt
- Fragen in natürlicher Sprache entgegennehmen, etwa „Wie ist der Ablauf bei einer Reklamation?“.
- Passende Abschnitte aus freigegebenen Dokumenten finden.
- Eine zusammengefasste Antwort formulieren und die Quellen nennen.
- Zugriffsrechte berücksichtigen, damit nur berechtigte Inhalte erscheinen.
- Arbeitsanweisungen, SOPs, QM-Dokumentation und technische Handbücher gemeinsam durchsuchbar machen.
- Kennzeichnen, wenn keine passende Information vorhanden ist.
Ablauf
So kann der Ablauf aussehen
Von der Eingabe bis zum Ergebnis – mit klaren Prüf- und Übergabepunkten.
- Eingang
Frage stellen
Mitarbeitende stellen eine Frage, zum Beispiel im Browser oder im Teams-Chat.
- Verarbeitung
Berechtigung prüfen
Das System berücksichtigt, auf welche Dokumente die Person zugreifen darf.
- Verarbeitung
Passende Stellen finden
Relevante Abschnitte werden aus der aufbereiteten Wissensbasis gesucht.
- Verarbeitung
Antwort formulieren
Die KI fasst die Fundstellen zu einer Antwort zusammen.
- Prüfung
Quellen anzeigen
Die Antwort verweist auf Dokument und Abschnitt – zum Nachlesen und Prüfen.
- Ergebnis
Rückmeldung
Nutzer können markieren, ob die Antwort geholfen hat. Lücken werden sichtbar.
Ausnahmen und Übergaben
- Findet das System keine passende Quelle, sagt es das, statt eine Antwort zu erfinden.
- Widersprechen sich Dokumente, werden beide Quellen genannt.
- Fragen zu Personalakten oder vertraulichen Bereichen bleiben ausgeschlossen, wenn sie nicht ausdrücklich freigegeben sind.
Kontrolle
Was bei Ihrem Team bleibt
Diese Entscheidungen trifft weiterhin ein Mensch
- Auswahl und Freigabe der Dokumente, die einbezogen werden
- Pflege und Aktualität der Inhalte
- Entscheidungen auf Basis der Antwort – die KI liefert Information, keine Freigabe
- Prüfung der Quelle bei sicherheits- oder qualitätsrelevanten Fragen
Geeignet für
- Unternehmen mit umfangreicher Dokumentation, etwa QM, Arbeitsanweisungen oder Technik
- Teams mit vielen wiederkehrenden internen Fragen
- Betriebe mit Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Service- und Technikteams, die schnell in Handbüchern nachschlagen müssen
Voraussetzungen
Welche Daten und Systeme benötigt werden
Benötigte Informationen
- Auswahl der Dokumente, die durchsuchbar sein sollen
- Möglichst aktuelle, lesbare Dateien (Textdokumente, PDFs mit Textebene, Intranet-Seiten)
- Zuständige Personen für Inhalte und Aktualisierungen
- Regeln, wer welche Inhalte sehen darf
- Typische Fragen Ihrer Mitarbeitenden für Test und Abnahme
Typische Systemanbindungen
- Dateiablagen wie SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Netzlaufwerke
- Intranet, Wiki oder Dokumentenmanagementsystem
- Benutzerverwaltung für Zugriffsrechte, etwa Microsoft Entra ID
- Oberfläche im Browser oder in Microsoft Teams
Welche Quellen sich anbinden lassen und wie Zugriffsrechte übernommen werden, prüfen wir für Ihre Systemlandschaft im Einzelfall.
Ehrlich eingeordnet
Grenzen, Datenschutz und Verantwortung
Grenzen
- Veraltete oder widersprüchliche Dokumente führen zu unbrauchbaren Antworten – Aufräumen gehört oft zum Projekt.
- Eingescannte Dokumente ohne Textebene und komplexe Tabellen brauchen zusätzliche Aufbereitung.
- Eine KI kann Inhalte verkürzt oder falsch zusammenfassen. Quellenangaben machen das prüfbar.
- Bei wenigen, gut strukturierten Dokumenten reicht oft eine gute klassische Suche.
Datenschutz und Verantwortung
- Es werden nur Dokumente einbezogen, die Sie ausdrücklich freigeben.
- Zugriffsrechte werden berücksichtigt, damit niemand Inhalte sieht, für die er nicht berechtigt ist.
- Ob Cloud-Dienste oder eine Lösung in Ihrer eigenen Infrastruktur sinnvoll ist, entscheiden wir gemeinsam anhand Ihrer Anforderungen.
- Eingesetzte Dienste, Speicherorte, Auftragsverarbeitung und Protokollierung klären wir vor dem Start.
Wirtschaftlichkeit
Wie wir den Nutzen messen
Wir versprechen keine pauschalen Einsparungen. Vor dem Start legen wir gemeinsam Kennzahlen fest und messen sie vor und nach der Einführung.
Suchzeit
Zeit bis zur gefundenen Antwort, vor und nach Einführung, in einer Stichprobe.
Antwortqualität
Anteil korrekter Antworten mit passender Quelle bei einer festen Testfragenliste.
Unbeantwortete Fragen
Fragen ohne passende Quelle – zeigt Lücken in der Dokumentation.
Rückfragen an Kollegen
Einschätzung der Teams, ob Unterbrechungen abnehmen.
Wovon die Einrichtung abhängt
- Menge, Zustand und Format der Dokumente
- Zahl der anzubindenden Quellen
- Abbildung der Zugriffsrechte
- Oberfläche und Test mit realen Fragen
Laufender Aufwand
- Nutzungsabhängige Kosten für KI-Modelle (abhängig von der Zahl der Fragen)
- Betrieb und Aktualisierung der Wissensbasis
- Pflege der Dokumente durch die Fachbereiche
Frei gewordene Arbeitszeit ist zunächst Kapazität, keine automatische Kosteneinsparung. Eine konkrete Einschätzung für Ihren Fall erhalten Sie nach einer kurzen Prozessaufnahme.
Einstieg
So läuft eine Prozessprüfung und ein Pilot ab
Wir starten klein, mit klaren Kriterien – und entscheiden gemeinsam anhand der Ergebnisse über den Ausbau.
- Schritt 1Einen Fachbereich und eine begrenzte Dokumentensammlung auswählen
- Schritt 2Dokumente sichten, Dubletten und veraltete Versionen klären
- Schritt 3Gemeinsam eine Liste typischer Testfragen erstellen
- Schritt 4Pilot mit einer kleinen Nutzergruppe
- Schritt 5Auswertung der Antwortqualität und Entscheidung über weitere Quellen
Häufige Fragen
Fragen zu: Unternehmenswissen mit KI durchsuchen
Erfindet die KI Antworten?
Das Risiko lässt sich deutlich senken, indem die KI nur aus Ihren Dokumenten antwortet, Quellen nennt und bei fehlender Information darauf hinweist. Ganz ausschließen lässt es sich nicht – deshalb sind Quellenangaben wichtig.
Welche Dokumente eignen sich?
Gut geeignet sind Textdokumente, PDFs mit Textebene, Wiki- und Intranet-Seiten. Gescannte Dokumente und komplexe Tabellen brauchen zusätzliche Aufbereitung.
Sieht jeder Mitarbeitende alle Inhalte?
Nein, wenn Zugriffsrechte abgebildet werden. Wie das für Ihre Ablage umgesetzt wird, klären wir bei der Prozessaufnahme.
Wie bleibt das Wissen aktuell?
Die Wissensbasis wird bei Änderungen an den angebundenen Quellen aktualisiert. Für die inhaltliche Aktualität bleiben die Fachbereiche verantwortlich.
Kann das auch für Kunden genutzt werden?
Ja, mit eigenen, öffentlich freigegebenen Inhalten – etwa als Chatbot auf der Website. Interne und externe Wissensbestände sollten dabei klar getrennt sein.
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Passende Informationen
Lassen Sie Ihren Prozess prüfen
Beschreiben Sie kurz, wie die Aufgabe heute läuft. Wir besprechen mit Ihnen, ob und wie sich der Ablauf mit Ihren Daten und Systemen sinnvoll automatisieren lässt – kostenlos und unverbindlich.